Ab April 2017 wird es ernst. Die Registrierkassensicherheitsverordnung gelangt zu ihrer vollen Anwendung.
Ab 1.4.2017 muss die Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung verbunden sein. Diese Einrichtung kann eine sogenannte Signatur- oder Siegelerstellungseinheit sein. Sie „signiert“ jeden Beleg elektronisch. Auf den Belegen ist ein QR-Code (oder Link) aufzudrucken. Durch diese Signaturen auf den einzelnen Belegen sind alle Barumsätze in chronologischer Reihenfolge miteinander verknüpft. Manipulationen würden diese Verknüpfung stören bzw. unterbrechen.
Bis 31.3.2017 sind die bis dahin erworbenen Sicherheitseinrichtungen und Registrierkassen beim Finanzamt zu registrieren.
Für die Inbetriebnahme und Registrierung der Sicherheitseinrichtung gibt es seitens des Bundesministeriums für Finanzen einen „Fünf-Schritte-Plan“:
1. Erwerb
Eine Signaturkarte für Ihre Registrierkasse muss von einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter oder dessen Registrierungsstelle erworben werden. Dies können auch Kassenhändler und -hersteller sein.
2. Initialisierung
Für Ihre bestehende Registrierkasse wird meist zumindest ein Software-Update erforderlich sein, welches auch eine Verbindung der Registrierkasse mit der Signaturkarte ermöglicht. Diese Verbindung ist jedenfalls durchzuführen. Alle bis zur Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse aufgezeichneten Geschäftsfälle sollten vor der Initialisierung gesondert abgespeichert werden.
3. Startbelegerstellung
Um den Manipulationsschutz zu gewährleisten, ist nach der Initialisierung ein Startbeleg mit dem Betrag Null zu erstellen. Nun können Sie grundsätzlich mit Ihrer Registrierkasse schon in Betrieb gehen.
4. Registrierung
Bis spätestens 31.3.2017 sind Sicherheitseinheit und Registrierkasse(n) beim Finanzamt zu registrieren (bei Inbetriebnahme ab 1.4.2017 binnen einer Woche nach Startbelegerstellung). Je nach technischer Ausstattung des Systems ohne oder mit Internetzugang sind die notwendigen Daten entweder im FinanzOnline einzugeben oder können vom System direkt übermittelt werden.
5. Startbelegprüfung
Im Anschluss (spätestens bis 31.3.2017 oder binnen einer Woche nach Registrierung) muss kontrolliert werden, ob die Registrierung der Sicherheitseinheit und der Registrierkasse erfolgreich war.
Dafür empfiehlt sich die App des Ministeriums „BMF-Belegcheck“, die den QR-Code der Belege lesen kann. In die App ist einmalig der Authentifizierungscode aus der FinanzOnline-Registrierung einzugeben (ohne diesen Code sind die Daten des QR-Codes für z. B. andere Unternehmer nicht lesbar).
Laufender Betrieb
Wenn Sie Ihre Registrierkasse erfolgreich in Betrieb genommen haben, ist im laufenden Betrieb unter anderem Folgendes zu beachten:
Zum Monats- und Jahresende ist ein Kontrollbeleg mit dem Betrag Null zu erstellen. Der Jahresbeleg ist zusätzlich zum Dezember-Beleg auszustellen und mit der Belegcheck-App des BMF zu prüfen und aufzubewahren. Vierteljährlich ist ein Datenerfassungsprotokoll zu erstellen, auf einem externen Datenträger unveränderlich zu speichern und gemäß Bundesabgabenordnung mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Stand: 28. Dezember 2016