In der Kassenrichtlinie wird präzisiert, wie die Bücher und Aufzeichnungen zu führen sind und was bei der Losungsermittlung zu beachten ist. Allerdings erfolgt auch weiterhin keine Zertifizierung der Kassen vom Bundesministerium für Finanzen (BMF). Es werden lediglich die Rechte und Pflichten, die im Gesetz stehen, näher erklärt.
Laut der Kassenrichtlinie müssen Sie bei unangekündigten Kontrollen der Finanzpolizei eine Beschreibung des Kassensystems (E131) vorlegen können. Als Nutzer einer Kasse kennt man die technischen Details oft nicht genau, deshalb sollten Sie die Beschreibung von Ihrem Kassenhersteller bzw. -händler einfordern. Darin muss näher ausgeführt werden, welche Maßnahmen beim jeweiligen System die vollständige, richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle gewährleisten. Daneben muss auch beschrieben werden, wodurch dies leicht und sicher nachweisbar ist.
Folgende Fragen sollte die Beschreibung des Kassensystems (E131) beantworten:
- Wie wird die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt?
- Wie wird der Nachweis über die vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle erbracht?
- Zu welchem Kassentyp gehört die Kasse?
- Welche zusätzlichen technischen Sicherheitsmaßnahmen beinhaltet die Kasse? Zum Beispiel: freiwillige generelle Belegerteilung, Signaturen, Protokolle usw.
NEU: Anfrage vorab beim Finanzamt möglich
Um sicher zu gehen, dass die Beschreibung des tatsächlich verwendeten Kassensystems den Ordnungsmäßigkeitskriterien entspricht, kann sie dem Finanzamt in Form einer Anfrage vorgelegt werden.
In einer Aussendung wird vom BMF ausdrücklich klargestellt, dass die Antwort keine Zertifizierung der Kasse darstellt und keine Bestätigung darüber, dass das Kassensystem an sich den Vorschriften entspricht.
Stand: 12. September 2013